Henkilötietojen käsittelyehdot

1. Tarkoitus ja soveltamisala

Näitä henkilötietojen käsittelyehtoja sovelletaan, kun valmentaja käyttää Valmua omien asiakkaidensa valmennukseen ja Valmu käsittelee henkilötietoja valmentajan lukuun. Käsittelyehdot ovat osa Valmun käyttöehtoja ja muuta Valmun kanssa sovittua palvelukokonaisuutta.

Valmu on valmentajan ja asiakkaan yhteinen työtila. Palvelussa voidaan käsitellä esimerkiksi käyttäjätietoja, valmennusohjelmia, treenikirjauksia, kommentteja ja palautetta. Käsittely koskee vain niitä tietoja, joita palvelun tarjoaminen, ylläpito, tietoturva, asiakastuki ja sovittu käyttö edellyttävät.

2. Osapuolten roolit

Valmentaja toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita hän tallentaa tai käsittelee Valmussa omien asiakkaidensa valmennussuhteen hoitamiseksi. Valmentaja määrittää käsittelyn tarkoitukset ja vastaa siitä, että käsittelylle on lainmukainen peruste.

Valmu toimii näiden tietojen osalta henkilötietojen käsittelijänä. Valmu käsittelee henkilötietoja valmentajan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, ellei pakottava lainsäädäntö edellytä muuta.

Valmun omien yhteydenottojen, asiakassuhteen, laskutuksen, palvelun ylläpidon ja oman viestinnän osalta Valmu voi toimia myös rekisterinpitäjänä. Näistä tilanteista kerrotaan tarkemmin Valmun tietosuojaselosteessa.

3. Käsittelyn kohde, kesto ja tarkoitus

Käsittelyn kohteena on Valmu-palvelun tarjoaminen valmentajan ja asiakkaan yhteiseksi työtilaksi. Käsittelyn kesto on palvelun käytön ja sopimussuhteen voimassaolon aika sekä sen jälkeinen aika, jolloin tietoja on tarpeen säilyttää palvelun päättämisen, virhetilanteiden selvittämisen, tietoturvan, varmuuskopioiden, oikeusvaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Käsittelyn tarkoituksia ovat erityisesti:

• valmentajan ja asiakkaan käyttäjätilien ja käyttöoikeuksien hallinta
• valmennusohjelmien, treenien, liikkeiden, sarjojen, treenikirjausten, kommenttien ja palautteen käsittely
• valmentajan ja asiakkaan roolikohtaisten näkymien tarjoaminen
• palvelun ylläpito, tietoturva, tekninen valvonta ja virhetilanteiden selvittäminen
• asiakastuki, käyttöönotto, palveluviestintä ja sopimuksen mukainen palvelun kehittäminen

4. Henkilötietojen tyypit ja rekisteröityjen ryhmät

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

• nimi, sähköpostiosoite, käyttäjärooli ja kirjautumiseen liittyvät tiedot
• valmentajan ja asiakkaan välinen asiakassuhde palvelussa
• valmennusohjelmat, jaksot, viikkosuunnitelmat, treenit, liikkeet ja niihin liittyvät ohjeet
• treenikirjaukset, painot, toistot, RIR-arvot, ajat, kommentit ja palaute
• ilmoitusasetukset, palvelun käyttöön liittyvät tapahtumat ja tekniset lokitiedot
• muut tiedot, joita valmentaja tai asiakas tallentaa palveluun valmennussuhteen yhteydessä

Rekisteröityjen ryhmiä ovat valmentajat, valmentajien asiakkaat, mahdolliset valmentajan organisaation käyttäjät sekä henkilöt, joiden tietoja käsitellään palvelun käytön, tuen tai tietoturvan yhteydessä.

5. Erityiset henkilötietoryhmät ja alaikäiset

Valmu ei ole terveydenhuollon, sairaanhoidon, fysioterapian, kuntoutuksen, ravitsemushoidon tai potilastietojen järjestelmä. Palveluun ei tule tallentaa tarpeettomia terveystietoja, diagnooseja, potilastietoja tai muita arkaluonteisia henkilötietoja.

Jos valmentaja käsittelee palvelussa valmennuksen kannalta tarpeellisia hyvinvointiin tai terveydentilaan viittaavia tietoja, valmentaja vastaa siitä, että käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste ja että tiedot rajataan valmennussuhteen kannalta välttämättömään sisältöön.

Jos valmentaja käyttää Valmua alaikäisen asiakkaan valmennuksessa, valmentaja vastaa tarvittavista huoltajan suostumuksista, muista luvista ja alaikäisen tietojen käsittelyn lainmukaisesta perusteesta.

6. Valmentajan dokumentoidut ohjeet

Valmu käsittelee henkilötietoja valmentajan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeina pidetään näitä käsittelyehtoja, Valmun käyttöehtoja, palvelussa tehtyjä asetuksia, valmentajan palvelun käytön kautta antamia ohjeita sekä erikseen kirjallisesti sovittuja ohjeita.

Jos Valmu katsoo, että valmentajan ohje on lainvastainen, tietoturvaa vaarantava tai näiden ehtojen vastainen, Valmu voi kieltäytyä ohjeen toteuttamisesta tai keskeyttää sen toteuttamisen siltä osin kuin se on tarpeen palvelun, käyttäjien, tietojen tai Valmun oikeuksien suojaamiseksi.

7. Salassapito ja henkilöstön pääsy tietoihin

Valmu huolehtii siitä, että henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on tehtävänsä perusteella tarve käsitellä tietoja. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet salassapitoon tai heitä koskee vastaava lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvollisuus.

8. Tietoturva

Valmu toteuttaa palvelun luonteeseen, käsittelyn riskeihin ja palvelun kehitysvaiheeseen nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Näitä voivat olla esimerkiksi käyttöoikeuksien rajaaminen, salatut yhteydet, lokitus, varmuuskopiointi, palveluntarjoajien huolellinen valinta, pääsynhallinta sekä virhe- ja tietoturvatilanteiden selvittäminen.

Valmentaja vastaa omalta osaltaan käyttäjähallinnasta, siitä että palveluun kutsutaan vain oikeat henkilöt, sekä siitä, että hänen omat laitteensa, sähköpostinsa, kirjautumistietonsa ja toimintatapansa tukevat henkilötietojen suojaa.

9. Alikäsittelijät

Alikäsittelijällä tarkoitetaan Valmun käyttämää palveluntarjoajaa, joka käsittelee henkilötietoja Valmun lukuun palvelun tuottamiseksi, ylläpitämiseksi tai suojaamiseksi.

Valmu voi käyttää alikäsittelijöitä palvelun tarjoamiseen, ylläpitoon, tietoturvaan, tallennukseen, sähköpostiviestintään, analytiikkaan, laskutukseen, tukipalveluihin tai muihin palvelun kannalta tarpeellisiin tarkoituksiin.

Valmun käyttämiä tai mahdollisesti käyttämiä alikäsittelijöitä voivat olla esimerkiksi:

• Supabase tai vastaava pilvipalvelu ja tietokantapalvelu käyttäjähallintaa ja palvelun dataa varten
• Cloudflare tai vastaava verkkosivuston, tietoturvan, tallennuksen ja jakelun palveluntarjoaja
• Brevo tai vastaava sähköpostipalvelu yhteydenottolomakkeen ja palveluviestien toimittamiseen
• maksu-, laskutus- tai kirjanpitopalvelu, jos sellaisia käytetään asiakassuhteen hoitamiseen

Valmu huolehtii siitä, että alikäsittelijöitä sitovat tietosuojavelvoitteet, jotka ovat henkilötietojen käsittelyn kannalta olennaisilta osin näitä ehtoja vastaavia. Valmu vastaa valmentajalle alikäsittelijöiden toiminnasta siltä osin kuin tietosuojalainsäädäntö edellyttää.

Valmu voi vaihtaa tai lisätä alikäsittelijöitä. Olennaisista alikäsittelijöiden muutoksista pyritään ilmoittamaan kohtuullisella tavalla. Jos valmentaja ei voi hyväksyä olennaista muutosta, valmentajan tulee olla viipymättä yhteydessä Valmuun.

10. Kansainväliset siirrot

Valmu voi käyttää palveluntarjoajia, joiden palveluiden käyttö voi tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella esimerkiksi ylläpidon, tietoturvan, sähköpostin toimittamisen, tallennuksen, tukipalveluiden tai palvelun teknisen toteuttamisen yhteydessä. Valmu ei sitoudu siihen, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuisi vain EU:n tai ETA:n alueella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Valmu huolehtii siitä, että siirroissa käytetään soveltuvia tietosuoja-asetuksen mukaisia siirtoperusteita tai suojatoimia, jos lainsäädäntö niitä edellyttää. Tällaisia voivat olla esimerkiksi Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet tai muu soveltuva siirtoperuste.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja Valmun avustaminen

Valmentaja vastaa rekisterinpitäjänä asiakkaidensa tietosuojaoikeuksien toteuttamisesta. Valmu avustaa valmentajaa kohtuullisin ja palvelun luonteeseen nähden mahdollisin teknisin ja organisatorisin toimin, jos rekisteröity käyttää oikeuksiaan ja pyyntö liittyy tietoihin, joita Valmu käsittelee valmentajan lukuun.

Jos rekisteröity ottaa suoraan yhteyttä Valmuun asiassa, joka koskee valmentajan rekisterinpitäjänä käsittelemiä tietoja, Valmu voi ohjata pyynnön kyseiselle valmentajalle tai pyytää valmentajalta ohjeita pyynnön käsittelemiseksi.

12. Tietoturvaloukkaukset

Jos Valmu saa tietoonsa henkilötietojen tietoturvaloukkauksen, joka koskee valmentajan lukuun käsiteltäviä henkilötietoja, Valmu ilmoittaa siitä valmentajalle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun loukkaus on tullut Valmun tietoon.

Valmu antaa valmentajalle käytettävissään olevat kohtuulliset tiedot, jotta valmentaja voi arvioida omat ilmoitus- ja dokumentointivelvoitteensa. Valmentaja vastaa rekisterinpitäjänä mahdollisista ilmoituksista viranomaiselle ja rekisteröidyille, ellei toisin sovita tai pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.

13. Tietojen poistaminen ja palauttaminen

Palvelun käytön päättyessä Valmu poistaa tai palauttaa valmentajan lukuun käsiteltävät henkilötiedot valmentajan valinnan mukaan, jos se on kohtuudella mahdollista ja teknisesti toteutettavissa. Valmu voi säilyttää tietoja siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, oikeusvaateen, tietoturvan, varmuuskopioiden, kirjanpidon, väärinkäytösten selvittämisen tai muun perustellun syyn vuoksi.

Valmu voi tehdä teknisiä varmuuskopioita palvelun ylläpitoa ja turvallisuutta varten. Varmuuskopioiden palauttaminen ei aina ole mahdollista yksittäisen käyttäjän tai yksittäisen tietueen tasolla.

14. Auditointi ja tiedot käsittelyn osoittamiseksi

Valmu toimittaa valmentajalle kohtuullisesti saatavilla olevia tietoja, jotka ovat tarpeen näiden käsittelyehtojen ja tietosuoja-asetuksen mukaisten käsittelijävelvoitteiden osoittamiseksi. Tietojen antaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi tietosuojaselosteen, näiden käsittelyehtojen, turvallisuutta koskevien kuvausten, palvelun dokumentaation tai muun kirjallisen selvityksen avulla.

Mahdollisista tarkemmista auditoinneista, aikatauluista, laajuudesta ja kustannuksista sovitaan erikseen. Auditointi ei saa vaarantaa Valmun, muiden käyttäjien, alikäsittelijöiden tai kolmansien osapuolten tietoturvaa, liikesalaisuuksia tai palvelun toimintaa.

15. Käsittelyehtojen muutokset

Valmu voi päivittää näitä käsittelyehtoja palvelun, teknisten ratkaisujen, alikäsittelijöiden, tietoturvan tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio julkaistaan tällä sivulla. Olennaisista muutoksista pyritään ilmoittamaan käyttäjille kohtuullisella tavalla.

16. Yhteys

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit olla yhteydessä Valmun yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse osoitteeseen:

info@valmu.fi